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Profession libérale, 5 indicateurs pour suivre efficacement votre comptabilité

Les indicateurs de performances essentiels pour suivre sa comptabilité

Que vous exerciez en BNC, SEL ou SAS, la mise en place d’indicateurs de performance (KPI en anglais) est indispensable pour mesurer l’évolution de votre activité.

Ils vous donneront des indications utiles sur :

  • Votre performance (évolution de votre activité, comparatif avec vos concurrents…)
  • Votre mode de gestion (vos forces, vos faiblesses…)
  • Les décisions stratégiques à prendre (investissement, réorganisation…)

Bien souvent, ces outils de mesure de la performance sont délivrés aux sociétés commerciales (négoce, prestations de services…) et les professions libérales sont oubliées, alors qu’elles en ont autant besoin !

Comme tout indicateur, il ne suffit pas de les produire encore faut-il les analyser et savoir les interpréter afin d’en tirer les conséquences pour ensuite définir des actions à mener.

Trop souvent, les tableaux de bords sont « standards » et les clients ne les lisent pas faute d’explication.

Chez Ex&Co, nous construisons le tableau avec notre client, car selon les professions et les spécialisations les KPI seront différents. En effet, ce sont réellement des indicateurs métier et non de simples données chiffrées que l’on empilerait sans les comprendre.

Chez Ex&Co, notre démarche est la suivante :

  1. Bien comprendre l’activité de notre client afin de lui proposer les bons indicateurs de son activité
  2. Définir les KPI à mettre en place avec notre client
  3. Produire mensuellement le reporting
  4. L’analyser avec le client et suggérer des actions à entreprendre

Nous avons donc identifié 5 indicateurs principaux :

  • Le chiffre d’affaires ou honoraires
  • La marge nette
  • L’Excédent brut d’exploitation (ou EBE)
  • La trésorerie
  • L’encours clients

Le chiffre d’affaires facturé ou les honoraires encaissés

C’est le plus important des indicateurs

Il reflète l’évolution de votre activité et permet de se comparer avec la concurrence

Selon votre régime fiscal, il s’agira soit du chiffre d’affaires HT facturé (comptabilité d’engagement dans les SEL ou option « créances acquises-dettes engagées » en BNC) dans le mois ou bien des encaissements réalisés (flux de trésorerie)

La marge nette (ou taux de marge nette)

La marge reflète la différence entre votre chiffre d‘affaires réalisé ou encaissé et le coût de revient des matières premières utilisées pour l’atteindre.

Exemple : pour un chirurgien-dentiste le coût de revient sera constitué de :

Achats de matières premières (consommables destinés aux soins et achat de prothèses dentaires) +/- le stock restant de matériaux en fin d’année.

Le calcul de la marge permet de comparer la marge réalisée avec celle de la profession ce qui permet de se positionner.

Autre exemple : pour un avocat, la marge sera constituée des honoraires facturés et en diminution, le coût des collaborateurs-avocats.

On suit l’évolution de la marge par le ratio : marge nette/chiffre d’affaires ht

L’EBE – Excédent brut d’exploitation

Cet indicateur fait partie des « soldes intermédiaires de gestion (SIG) ». Il mesure le gain d’exploitation réalisé après paiement des charges d’exploitation (charges externes, masse salariale, impôts et taxes) mais avant amortissement des éléments d’actif (matériel, ….).  

La trésorerie

Le niveau de trésorerie fluctue en fonction des encaissements et des dépenses.

Cet indicateur doit être suivi tous les mois : rien ne sert de facturer des prestations si vos clients ne règlent pas leurs honoraires !  

Le niveau vous permet de vous alerter sur le niveau de dépenses.

Un décalage de paiement client ou des dépenses mal maîtrisées et la trésorerie s’en trouve rapidement dégradée !

L’encours client

Cet indicateur représente le niveau de créance (factures) que vos clients vous doivent

Il doit être maîtrisé. La législation impose un règlement des factures à 60 jours, au-delà des intérêts de retard peuvent être appliqués.

En règle générale ce délai n’est que très peu respecté et il est souvent difficile d’appliquer des majorations à une relation d’affaire ! le risque de la perdre est encore plus grand.

Par contre, il ne faut pas hésiter à relancer un client qui ne paie pas car l’administration fiscale vous réclamerait des preuves de relance si vous deviez passer ces factures en perte sèche !

Si vous êtes avocat en comptabilité d’encaissement cet indicateur n’apparaît nulle part sur vos états comptables, il vous appartient donc de le suivre extra-comptablement.

Bien évidemment, d’autres indicateurs existent et il convient de choisir les indicateurs les plus pertinents.

Un suivi au minimum trimestriel est dispensable et mensuel est recommandé.

Ces indicateurs sont précieux et de leur analyse découlera des décisions d’investissement, de licenciement ou d’embauche, de demande de crédit ou d’utilisation de factor

Les outils proposés par Ex&Co digital, permettent d’avoir un suivi régulier de ces indicateurs sur votre PC ou votre smartphone.

Laurent COHEN
Expert-comptable associé

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