Tout savoir sur le procès-verbal d’assemblée générale d’une société ou d’une association

Rédaction d'un procès-verbal d'assemblée générale

Le procès-verbal d’assemblée générale est un document rédigé à l’issue de toute assemblée générale d’une société ou d’une association. Il relate et prouve les discussions et les résolutions votées lors de réunion. Pour être valides, les procès-verbaux d’assemblée générale doivent respecter un certain formalisme imposé par le statut juridique ou le règlement intérieur de la société ou de l’association. Voici un tour d’horizon pour tout savoir sur le PV d’assemblée générale.

Comment rédiger un PV d’assemblée générale ordinaire ou extraordinaire ? 

Rédiger le procès-verbal d’assemblée générale ordinaire ou extraordinaire à la fin de la réunion implique un certain formalisme. Ce compte rendu daté et signé peut être établi sous format papier ou numérique. Chaque feuille du document doit être numérotée et paraphée et ne doit comporter aucune rature ni surcharge. Le PV d’AG et la feuille de présence lors de l’assemblée générale doivent être archivés au siège social de l’entreprise. Le procès-verbal peut ainsi être consulté dans les locaux de la société ou en ligne.

La forme juridique des procès-verbaux d’assemblée générale

Quels que soient les statuts de la société, les procès-verbaux d’assemblée sont en principe des actes sous seing privé(actes sous signature privée). Ils peuvent être établis par toute autre personne qu’un officier public et ministériel. La rédaction des procès-verbaux d’assemblée peut donc être assumée par différents membres de l’organe exécutif de la société. Il peut s’agir d’un salarié de l’entreprise ou d’un rédacteur externe faisant office de secrétaire de séance.

Qui doit rédiger le procès-verbal d’assemblée générale ?

Dans les SARL (société à responsabilité limitée) et les SNC (société en nom collectif), c’est généralement au gérant qu’incombe la rédaction des procès-verbaux d’AG. Dans les SA (société anonyme), les procès-verbaux sont dressés par le président du conseil d’administration/directoire ou par les administrateurs. En pratique, la rédaction des procès-verbaux est confiée à un tiers nommé secrétaire de séance pour l’assemblée des SA et des SNC. Cette personne est parfois interne à la société (juriste d’entreprise salarié de la société). Toutefois, un professionnel extérieur à la société peut aussi exercer la rédaction.

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Le contenu du PV d’assemblée générale selon les statuts juridiques de l’entité

Le contenu du procès-verbal d’assemblée générale varie en fonction du statut juridique de l’entité. Voici le détail des règles applicables à la rédaction d’un PV d’AG selon qu’il s’agit d’une association, d’une SNC, d’une SARL ou d’une SA.

Le contenu du procès-verbal d’assemblée générale d’une association

Le procès-verbal d’assemblée générale d’une association doit comporter les informations suivantes : 

  • identité de l’association ;
  • date et lieu de l’assemblée ;
  • nature de l’assemblée générale (constitutive ou annuelle, ordinaire ou extraordinaire) ;
  • identité du rédacteur ;
  • nombre de membres présents et représentés (identité et fonctions) ;
  • ordre du jour ;
  • documents transmis préalablement ou soumis lors de l’assemblée générale ;
  • résumé de chaque sujet abordé (débats et interventions) et des incidents intervenus durant la séance ;
  • résolutions soumises au vote de l’assemblée générale ;
  • résolutions adoptées avec détail du scrutin ;
  • identité, fonctions et paraphe des signataires.

L’annexe du procès-verbal d’assemblée générale d’association peut comprendre un extrait ou une copie des documents ou rapports soumis à l’AG. Y figurent parfois également les procurations des membres représentés ainsi que la feuille d’émargement.

Le contenu du procès-verbal d’assemblée générale d’une SNC

Le procès-verbal d’assemblée générale d’une SNC doit contenir les points suivants : 

  • date et lieu de l’AG ;
  • identité des associés présents ou représentés, si les statuts l’autorisent ; 
  • documents soumis à discussion ;
  • compte rendu fidèle et objectif des débats qui ont précédé l’adoption des décisions ;
  • résolutions soumises au vote ;
  • résolutions rejetées ;
  • résultat des votes.

Le contenu du procès-verbal d’assemblée générale d’une SARL

Le procès-verbal d’assemblée générale d’une SARL doit inclure les mentions suivantes : 

  • date et lieu de l’assemblée ;
  • nom, prénom et qualité du président de l’assemblée ; 
  • identité et indication du nombre de parts sociales détenues par chacun des associés de la SARL présents, représentés ou réputés présents ; 
  • documents soumis à l’assemblée ;
  • compte rendu fidèle et objectif des débats qui ont précédé l’adoption des décisions ;
  • mention de toute difficulté technique ;
  • résolutions soumises au vote ;
  • résolutions rejetées ; 
  • résultats des votes.

Le contenu du procès-verbal d’assemblée générale d’une SA

Le procès-verbal d’assemblée générale d’une SA doit faire apparaître les informations suivantes :

  • date et lieu de l’assemblée ;
  • mode de convocation et ordre du jour ;
  • composition du bureau avec identité du président de séance de l’assemblée, des deux scrutateurs et du secrétaire de séance ; 
  • nombre d’actions participant au vote ;
  • nombre d’actionnaires présents ou représentés (vérification du quorum) ; 
  • liste des documents soumis à l’assemblée ;
  • allocution du président de séance ; 
  • compte rendu des débats qui ont précédé l’adoption des décisions ;
  • interventions des actionnaires et réponses apportées ;
  • résolutions soumises au vote ; 
  • résolutions adoptées ;
  • résolutions rejetées ;
  • résultat des votes ;
  • difficultés techniques ayant perturbé le déroulement de l’assemblée.

Comment procéder à la modification du procès-verbal d’assemblée générale en cas d’erreur ?

La modification du procès-verbal d’assemblée générale est possible en cas d’erreurs constatées. Les mentions rayées et les rectifications doivent figurer dans la marge ou en bas de page du procès-verbal. Chaque modification doit être paraphée. Le procès-verbal doit à nouveau être soumis à signature. En effet, le droit des sociétés ne prévoyant pas de règle spécifique en matière de modification d’actes sous seing privé, il est d’usage de se reporter aux règles encadrant les modalités de modification des actes authentiques.

Quel délai pour la signature du procès-verbal d’assemblée générale ? 

En principe, il n’y a pas de délai de rédaction et de signature du procès-verbal d’assemblée générale. Néanmoins, mieux vaut le rédiger peu de temps après la fin de séance. Cette précaution permet d’éviter toute contestation ultérieure. En effet, les décisions prises en assemblée générale, mais non consignées dans un procès-verbal légalement rédigé, peuvent être annulées pour défaut de constatation.

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Laurent COHEN
Expert-comptable associé

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