Le salarié d’une entreprise engage des frais pour se déplacer sur son lieu de travail. Qu’il prenne son véhicule personnel ou qu’il utilise les transports en commun, une partie de ces frais peut être remboursée par l’employeur. Tous les salariés peuvent prétendre à ce remboursement, qu’ils travaillent à plein temps ou à temps partiel. Les stagiaires sont également concernés par cette mesure.
Dans cet article nous allons faire le point sur la partie des frais que l’employeur doit rembourser à son salarié et sous quelles conditions.
Frais concernant le salarié qui utilise les transports en commun
Quels sont les modes de transports pris en charge ?
Parmi les transports publics concernés on retrouve :
- le bus ;
- le métro ;
- le tramway ;
- le train ;
- la location de vélo.
Attention ! Seules les cartes d’abonnements sont concernées par un remboursement par l’employeur. Il peut s’agir d’abonnement hebdomadaire, mensuel ou annuel. Les titres de transport utilisés à l’unité ne sont pas pris en charge.
Base de remboursement pour le salarié à temps plein, temps partiel ou mi-temps
Le montant du remboursement est calculé sur le trajet le plus court. Il correspond à 50% du tarif en 2ème classe. Si le salarié est absent, le remboursement s’effectue à hauteur de 50% sur les jours non travaillés. Il faut pour cela que le salarié ait utilisé le titre de transport au moins une fois dans le mois. Si aucun titre de transport n’a été utilisé sur le mois, il n’y a aucun remboursement.
Base de remboursement pour le salarié à temps partiel effectuant moins qu’un mi-temps
Le montant du remboursement correspond à 50% des heures travaillées, mais sur la base d’un mi-temps.
Voici un exemple de calcul pour un salarié qui travaille 12 heures par semaine dans une entreprise qui applique les 35 heures hebdomadaires, et qui a un abonnement de transport de 70 € :
(70 € X 50%) X (12 / 17,5) = 35 x 0,68 = 24 €
sera le montant pris en charge sur un mois par l’employeur
En cas d’absence du salarié, les conditions de remboursement sont les mêmes que pour un salarié travaillant à plein temps.
Quelles sont les conditions de remboursement ?
Le remboursement intervient mensuellement, et au plus tard à la fin du mois qui suit l’abonnement. Attention : même si le salarié possède un abonnement annuel, le remboursement est mensuel.
Le salarié doit fournir un justificatif tel qu’une carte d’abonnement. En ce qui concerne les services publics de location de vélo, une déclaration sur l’honneur mentionnant l’identité du salarié suffit. Cela est aussi valable pour les salariés qui travaillent en intérim.
Déclaration des remboursements
L’employeur doit mentionner le montant des remboursements pour les frais de transport de son salarié sur la fiche de paie de ce dernier. Les remboursements partiels des frais de transport sont exonérés de l’impôt sur le revenu.
Frais concernant le salarié qui utilise un mode de transport personnel ou alternatif
Le remboursement de ces frais n’est pas obligatoire. Toutefois, l’employeur peut accepter de les prendre en charge, partiellement ou totalement. Cette décision peut aussi faire partie d’un accord collectif d’entreprise. Dans ce cas, cette prise en charge doit concerner l’ensemble des salariés.
Les frais de modes de transport alternatifs comme le véhicule hybride ou électrique, le covoiturage ou la trottinette, peuvent être remboursés dans le cadre du « forfait mobilités durables ».
Quels sont les critères de remboursement ?
Plusieurs facteurs entrent en compte pour la prise en charge des frais de transport du salarié :
- Le lieu de travail ou la résidence principale du salarié doit se trouver en dehors d’une zone desservie par les transports en commun ou en dehors de la région Île-de-France ;
- Ses horaires de travail obligent le salarié à utiliser son véhicule personnel.
Base de remboursement
Pour le salarié qui travaille à plein temps, à temps partiel ou à mi-temps, le remboursement est calculé sur une base mensuelle adoptée par l’employeur ou le collectif d’entreprise. Pour le salarié qui travaille moins qu’un mi-temps, le remboursement est calculé en proportion des heures travaillées mais sur la base d’un mi-temps.
Voici un exemple de calcul pour un salarié qui travaille 12 heures par semaine dans une entreprise qui applique les 35 heures hebdomadaires et dont la base de remboursement mensuel est de 300 € :
300 X (12 / 17,5) = 300 X 0,68 = 204 €
sera le montant pris en charge sur un mois par l’employeur
Dans quels cas n’y a-t-il pas de prise en charge ?
Plusieurs situations excluent le remboursement des frais de transport du salarié :
- Le salarié bénéficie d’un logement de fonction mis à sa disposition par l’employeur ;
- L’employeur se charge gratuitement du transport du salarié ;
- L’employeur fournit un véhicule de fonction au salarié et prend tous les frais en charge (carburant, assurance, alimentation électrique).
Quelles sont les conditions de remboursement ?
Le salarié doit fournir à l’employeur les justificatifs tels que les relevés kilométriques de distance domicile – travail, les reçus de carburant par exemple. La liste des justificatifs est décidée en amont par l’employeur et les accords collectifs. Si la liste des justificatifs ou les conditions de remboursement sont modifiées, le salarié doit être prévenu au moins un mois en avance.
Déclaration des remboursements
Le montant des frais remboursés doit apparaître sur la fiche de paie du salarié.
En ce qui concerne l’exonération fiscale et sociale, les remboursements de frais de transport sont exonérés d’impôt et de cotisation sociale dans la limite de 400 € par an pour un véhicule thermique et de 700 € par an pour un véhicule hybride, électrique ou à hydrogène.
Si vous souhaitez être conseillé pour la gestion sociale de votre entreprise, prenez contact avec nos experts.
Laurent COHEN
Expert-comptable associé
