Mise en œuvre depuis 2017, la DSN remplace la plus grande partie des déclarations sociales des sociétés. Chaque mois, les employeurs doivent remplir celle-ci en y intégrant les informations concernant les salariés. A quoi sert ce fichier ? Quelles sont les entreprises concernées ?
Déclaration sociale nominative, de quoi s’agit-il ?
La DSN représente un fichier mensuel établi à partir de la fiche de paie. Elle est destinée à transmettre les informations concernant les salariés aux administrations concernées telles que les caisses régimes spéciaux, le Centre des impôts, etc. En pratique, ce fichier se substitue aux formalités et déclarations sociales qui incombent à l’entreprise.
Grâce à la déclaration sociale nominative, les employeurs procèdent à une seule déclaration. La DSN indique toutes les données issues de la fiche de paie ainsi que les événements marquants comme l’arrêt de travail, la maternité, la maladie, etc.
Par ailleurs, ce fichier peut en remplacer plusieurs tels que :
- l’attestation de salaires ;
- l’AEM ou l’attestation mensuelle ;
- l’attestation employeur ;
- le bordereau récapitulatif de toutes les cotisations versées à l’Urssaf ;
- le tableau récapitulatif annuel Urssaf ;
- le relevé des contrats de mission ;
- les déclarations des mouvements de main d’œuvre.
A qui s’adresse la DSN ?
La DSN concerne les entreprises du secteur privé. Si la société possède plusieurs établissements, elle doit réaliser une déclaration sociale nominative pour chaque structure ayant son propre numéro. Certaines organisations et entreprises sont exclues d’office de ce dispositif. Il s’agit entre autres :
- des particuliers employeurs ;
- des dirigeants de la fonction publique ;
- des entreprises monégasques ;
- des employeurs qui emploient des salariés hors périmètre DSN.
Chaque année, ces entreprises doivent déposer une DADS-U ou une déclaration des données sociales unifiées.
Quels sont les avantages de la DSN ?
La déclaration sociale nominative a été mise en place dans l’objectif de faciliter toutes les formalités sociales des entreprises.
Les avantages de la DSN pour les employeurs
Son utilisation constitue un excellent moyen de gagner du temps. En effet, elle permet de minimiser les risques d’erreurs en dématérialisant les déclarations. Elle réduit également le risque de contentieux avec les administrations comme avec les salariés.
Les avantages de la DSN pour les salariés
Pour les salariés, la DSN leur permet de limiter les pertes de droits à des prestations sociales. Celles-ci peuvent être causées par des erreurs dans la déclaration ou encore des fraudes commises par l’employeur. Les employés peuvent avoir l’assurance que la confidentialité de leurs données est respectée.
Les avantages de la DSN pour les organismes de protection sociale
Enfin, pour les différents organismes de protection sociale, cette forme de déclaration assure l’optimisation des procédures. Alliant fiabilité et efficacité, elle permet aussi de lutter contre les éventuelles fraudes aux cotisations sociales.
Quand transmettre la DSN ?
Les employeurs se trouvent dans l’obligation de transmettre la déclaration sociale nominative une fois par mois. La date de l’envoie diffère en fonction de l’effectif de l’entreprise. Pour les sociétés composées de moins de 50 employés, il faut faire la déclaration tous les 15 du mois. Les entreprises employant plus de 50 salariés, quant à elles, doivent transmettre cette DSN avant le cinquième jour du mois. Vous pouvez vous occuper vous-même de l’envoi de la DSN. Il est aussi possible de confier cette mission à un expert-comptable.
Si des événements comme la reprise anticipée ou l’arrêt de travail surviennent au cours du mois, il importe de réaliser un signalement d’événement. Cette déclaration doit s’effectuer au plus tard dans les cinq jours qui suivent cet événement. Concernant le paiement des cotisations, celui-ci est mensuel. Toutefois, il varie en fonction du régime, de la date de versement des salariés ainsi que de l’effectif de l’entreprise.
Conformément à la législation, les salariés ont la possibilité d’exercer des droits de rectifications de leurs informations à caractère personnel. Selon la catégorie de ces données, ils peuvent contacter les organismes comme :
- la caisse de retraite ;
- la CNAVTS ;
- les organismes de complémentaires santé ;
- la direction de Pôle emploi.
L’administration concernée prend contact avec l’employeur afin que celui-ci réalise les modifications nécessaires.
Manquements à l’obligation DSN, quelles sont les sanctions ?
En cas de non-respect des obligations DSN, des sanctions s’imposent. Ces dernières varient en fonction de la situation :
Retard de l’envoi de DSN
Si l’entreprise ne transmet par la déclaration sociale nominative dans les délais convenus, elle s’expose à une pénalité d’environ 55 euros par salarié. Celle-ci se calcule selon l’effectif inscrit lors de votre dernière DSN transmise. Il est possible de solliciter l’annulation des pénalités de retard si l’employé remplit les conditions suivantes :
- toutes les cotisations sont réglées à temps ;
- le montant des pénalités est moins de 3 666 euros ;
- la DSN est transmise au plus tard dans les trente jours.
Non-transmission de DSN
Si vous ne transmettez pas la déclaration sociale nominative, vous risquez de payer une pénalité allant jusqu’à 18,33 euros par employé. Par ailleurs, l’oubli de la déclaration de l’un de ses collaborateurs peut entraîner l’application d’une pénalité de 55 euros par salarié.
Informations erronées dans les déclarations
La déclaration de fausses rémunérations fait recourir au chef d’entreprise une pénalité d’environ 36,66 euros par salarié. Si vous indiquez des informations incorrectes concernant votre employé dans la DSN, une pénalité de 12,10 euros s’applique. Afin d’éviter la pénalité, vous devez faire une rectification et retransmettre la DSN.
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