Quelques méthodes de réduction des coûts entreprise

Que ce soit en temps de crise ou en période de prospérité, la maîtrise des dépenses est la stratégie choisie par certains entrepreneurs pour accroître la rentabilité et la compétitivité de leur entreprise. La méthode consiste à traquer les sources de gaspillage en maintenant les conditions de travail des salariés, la qualité des produits et des services, ainsi que la satisfaction client. Rationalisation des achats, diminution des frais généraux, optimisation de la fiscalité : nous vous présentons quelques méthodes de réduction des coûts entreprise à mettre en place dans votre structure.

Réduction des coûts entreprise : la rationalisation des achats

Réduire les coûts de l’entreprise peut passer par la rationalisation des achats. Avant d’intervenir sur ce poste, il faudra procéder à l’audit des dépenses en identifiant :

• la nature des achats ;
• l’identité des fournisseurs 
• les services destinataires des achats ;
• le prix des achats.

Ce travail d’analyse permettra d’asseoir une politique d’achat centrée sur l’optimisation du budget matières premières ou marchandises, pesant généralement très lourd sur le chiffre d’affaires. La rationalisation des achats (spend management en anglais) peut conduire à sélectionner les leviers d’économie suivants :

• redéfinition des volumes d’achat (réduction des commandes) ;
• mutualisation des achats ;
• renégociation des contrats fournisseurs (nouveaux délais de règlement, nouvelle grille des prix d’achat) ;
• remise en appel d’offres des différents fournisseurs (sourcing de nouveaux fournisseurs) ;
• optimisation du stock ;
• etc.

Pour contrôler la rentabilité de la nouvelle gestion administrative des achats, il convient de définir des indicateurs de performance tels que :

• coût d’achat en % du chiffre d’affaires ;
• évolution du coût de possession du stock ;
• taux de remise obtenu ;
• conditions de paiement.

Réduction des coûts entreprise : la diminution des frais généraux

Le terme de frais généraux utilisé en comptabilité de gestion désigne les coûts de fonctionnement des entreprises dans le cadre de leur activité quotidienne. Les frais généraux n’interviennent pas de façon directe dans la chaîne de production d’un produit ou la prestation d’un service. Ces dépenses indirectes sont généralement classées dans les coûts fixes, car elles n’évoluent pas au rythme du volume de production, du niveau d’activité ou du chiffre d’affaires.

Les frais généraux peuvent inclure :

• le loyer des locaux ; 
• l’énergie (chauffage et électricité nécessaires au fonctionnement de l’entreprise) ;
• les frais postaux ;
• le budget téléphonie ;
• les fournitures de bureau ;
• l’équipement informatique ;
• les déplacements et les repas professionnels ;

Diminuer les frais généraux (représentant jusqu’à 40 % des achats de l’entreprise et 25 % de son chiffre d’affaires) constitue également une bonne piste de réduction des coûts entreprise. Après analyse des différents postes, la mise en œuvre de certaines mesures peut aider à réduire ces dépenses indirectes :

• maîtrise des dépenses de fournitures et vérification périodique des stocks pour une meilleure gestion des commandes (économies de papeterie, stylos, surligneurs, agrafes, ciseaux, clés USB) ;
• réduction des frais d’impressions (économies d’encre et de papier) ; 
• limitation des frais de déplacement (économies sur les réservations de train, location de véhicules et taxis ou les frais d’hébergement et de restauration) ;
• développement d’une nouvelle organisation pour les postes accueil, propreté, gardiennage et maintenance informatique (externalisation des tâches) ;
• baisse des dépenses en communication et marketing ;
• révision des frais bancaires ;
• changement de fournisseur d’énergie ou de téléphone ;
• déménagement (économies de loyer).

Réduction des coûts entreprise : la gestion des coûts sociaux 

Optimiser les structures de coûts peut également amener les entreprises à revoir les dépenses liées à l’emploi de leurs salariés. En période d’activité normale, l’optimisation des coûts reposera sur l’utilisation de mesures incitatives sur le plan fiscal et social. En période de crise (comme celle que traverse la France depuis le début de l’épidémie de Covid), c’est plutôt l’organisation du travail qui pourra servir de levier. Sans modifier les droits des salariés, les entreprises en sous-activité peuvent opter pour les mesures suivantes :

• report ou modification des dates de congés payés (mesures exceptionnelles pour les entreprises touchées par la crise sanitaire)  ;
• mise en place de plans de formation professionnelle (le coût de la formation et le salaire du personnel engagé dans la démarche peuvent être pris en charge par l’OPCO) ;
• mise en œuvre de périodes de chômage partiel ;
• incitation au départ volontaire des salariés (mesures de reclassement externe, indemnité incitative, mesures d’accompagnement des salariés en phase de projet de création ou de reprise d’entreprise).

Réduction des coûts entreprise : l’optimisation de la fiscalité

Au-delà de la gestion des coûts sociaux, la réduction des coûts fiscaux peut être un gisement d’économies pour les entreprises. Une analyse en profondeur menée par un expert-comptable permettra d’établir la stratégie d’optimisation fiscale la plus adaptée à chaque type de structure. Voici quelques exemples de mesures pouvant réduire la pression fiscale de l’entreprise : 

• déductions de charges courantes (dépenses engagées dans l’intérêt direct de l’entreprise comme l’achat de matières premières pour une activité de production, les frais de repas, de déplacement et de formation professionnelle, les frais vestimentaires)  ;
• gestion des déficits des entreprises ;
• aides financières en cas d’embauche d’un salarié handicapé ou d’un salarié senior ;
• crédit d’impôt recherche (CIR) pour les dépenses de recherche et développement (économie d’impôt allant jusqu’à 30 % du montant des investissements)  ;
• crédit impôt innovation (CII) complétant le CIR (taux fixe de 20 % des dépenses engagées par l’entreprise)  ;
• crédit d’impôt formation des dirigeants d’entreprise (ouvert à toutes les entreprises relevant d’un régime réel d’imposition sur les bénéfices, quel que soit leur secteur d’activité)  ;
• crédit d’impôt famille (CIF) pour les entreprises engageant des dépenses de mise en place de crèches ou d’aide versée aux salariés ;
• mécénat d’entreprise et dons aux associations (réduction du montant d’impôt dû lors de l’année des versements IR ou IS).

Depuis plus de 20 ans, le cabinet d’expertise comptable Ex&Co met son expérience au service des entrepreneurs et des professions libérales pour atteindre leurs objectifs professionnels. Nous vous accompagnons dans votre démarche de réduction des coûts de votre entreprise. Nous analysons vos modes de consommation et détectons les leviers d’optimisation des coûts les plus pertinents. Nous pouvons vous aider à définir votre cahier des charges et tenir vos différents tableaux de bord, afin d’assurer un suivi régulier au plus près de vos réalités. Nos collaborateurs experts-comptables, juristes, spécialistes de RH, gestionnaires de patrimoine sont à votre écoute pour définir avec vous la solution personnalisée la mieux adaptée à vos enjeux et votre stratégie. 

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