Comment gérer l’absence prolongée d’un salarié ?

Il peut arriver qu’un de vos salariés soit en congé longue durée. Dans cet article, nous allons faire un point sur l’impact d’une longue absence sur le fonctionnement de l’entreprise, examiner les solutions qui peuvent être mises en place et comprendre comment maintenir la productivité de la société.

Comprendre l’impact de l’absence prolongée d’un salarié

Lorsqu’un salarié est en absence prolongée, l’impact sur l’entreprise est organisationnel et financier.

Une organisation perturbée par l’absence d’un salarié

Plusieurs facteurs vont provoquer un dysfonctionnement au sein de l’entreprise :

Planification des ressources humaines : l’absence prolongée du salarié va demander du travail administratif supplémentaire. Il va falloir modifier la charge de travail des autres employés, réorganiser les postes et procéder à la recherche de nouveaux salariés si nécessaire.
Surcharge de travail : les autres salariés vont devoir combler l’absence de leur collègue en effectuant des heures supplémentaires. Il va falloir s’assurer de ne pas trop augmenter leur temps de travail afin d’éviter d’éventuels arrêts maladie.
Formation : l’entreprise peut être dans l’obligation de remplacer le salarié absent. Elle va devoir consacrer du temps à la formation d’un nouvel arrivant.
Ralentissement de l’activité : la réorganisation du travail va engendrer une baisse de la productivité. Le risque d’erreurs et leur rectification va également prendre du temps.

Un impact financier dû à l’absence d’un collaborateur

La gestion d’absence du salarié est un réel coût pour l’entreprise :

Indemnisation absence : les indemnités journalières payées par la Sécurité sociale ne représentent que 50 % du salaire de base. L’employeur est tenu de verser des indemnités complémentaires à partir du huitième jour d’absence. Pour y avoir droit, le salarié doit avoir un an d’ancienneté dans la société, avoir déclaré son arrêt maladie dans les 48 heures et être soigné en France ou dans un État membre de l’Union Européenne.
Le montant de ces indemnités est de 90 % du salaire brut pendant les premiers 90 jours, et de 66,6 % les 90 jours suivants.
L’embauche d’une personne en CDD : lorsque l’absence prolongée du salarié perturbe trop le fonctionnement de l’entreprise, cette dernière peut procéder au remplacement du salarié. Cela va l’obliger à rémunérer une personne supplémentaire.

Mettre en place des solutions pour gérer l’absence prolongée

Plusieurs solutions permettent à l’employeur le maintien de l’activité de l’entreprise pendant le congé longue durée d’un salarié.

Rester en contact avec le salarié absent

Si l’absence prolongée a été anticipée, les deux parties ont pu s’arranger pour maintenir un dialogue sur certaines décisions concernant l’activité de la société. Maintenir de bons rapports durant le congé permet aussi de préparer une reprise dans les meilleures conditions.

Accéder aux dossiers du salarié absent

L’ensemble des équipements professionnels, tels que l’ordinateur et les mails, sont accessibles par l’employeur. Ce dernier peut reprendre l’ensemble des dossiers du salarié absent pour les transmettre à un autre employé. Attention, les dossiers ou e-mails privés ne peuvent pas être consultés.

Remplacer le salarié

L’embauche d’une personne en CDD peut être nécessaire afin de maintenir l’activité de l’entreprise. Pour combler une absence longue durée, l’employeur peut utiliser le CDD à terme imprécis. Le contrat doit obligatoirement prévoir une durée minimale. Son terme n’est pas précisé et il prend fin au retour du salarié remplacé.

Licencier le salarié absent

Lorsque l’absence prolongée risque de porter atteinte au maintien de l’activité, le chef d’entreprise est en droit de licencier son employé. Cette procédure est très encadrée de façon à respecter les droits des salariés. Le motif du licenciement n’est, en aucun cas, la maladie de l’employé. Il s’agit d’un motif personnel. Il faut que le chef d’entreprise prouve que l’absence de son salarié perturbe le fonctionnement de la société et justifier l’emploi en CDI d’un remplaçant.

Certaines conventions collectives imposent un délai minimal d’absence longue durée durant lequel le licenciement du salarié n’est pas autorisé. Si ce délai n’est pas respecté, la responsabilité de l’employeur est engagée. Il prend le risque d’être condamné par le conseil des prudhommes si son salarié entame une procédure pour licenciement abusif.

Maintenir la productivité pendant l’absence prolongée d’un employé

Lorsque c’est possible, la meilleure manière de maintenir la productivité durant un congé longue durée est l’anticipation. Avant son départ, une réunion avec le salarié permet de mettre en place des solutions utiles pour l’activité de l’entreprise :

procéder à la formation d’une personne pouvant le remplacer ;
faire un point sur l’ensemble des dossiers de façon à prendre le relai ;
organiser la charge de travail en fonction de ses dates de départ et de retour.

Pendant le congé longue durée, le travail du salarié absent peut être réparti entre les autres employés. Cela peut se faire sur la base du volontariat, moyennant une prime pour la charge de travail supplémentaire. Si le versement d’une compensation financière n’est pas envisageable, l’employeur peut proposer une évolution future au sein de l’entreprise.

Si la réalisation de tâches supplémentaires n’est pas possible par d’autres salariés, l’employeur devra faire des choix et définir celles qui sont primordiales au maintien activité. Il peut procéder à un audit de la société et définir les actions auxquelles il est possible de renoncer temporairement.

Une réorganisation du travail permet aussi de maintenir la productivité de l’entreprise. L’employeur peut procéder à des changements au niveau des horaires par exemple. Une réunion avec l’ensemble des salariés est la meilleure solution pour les impliquer dans l’avenir de la société. Le personnel doit se sentir écouté afin de prendre les bonnes décisions et maintenir la pérennité de l’entreprise.

Vous avez besoin d’aide pour gérer l’absence prolongée d’un salarié ? Contactez un expert Ex&Co spécialisé en gestion sociale.