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Externalisation de la gestion de la paie : comment faire le bon choix ?

Externalisation de la gestion de la paie

Dans une PME ou une TPE, la gestion des ressources humaines est souvent synonyme de soucis d’organisation et de personnel pour le chef d’entreprise. Externaliser le traitement des bulletins de salaire et des déclarations sociales permet de fluidifier le pilotage administratif de l’entreprise. Pour l’employeur, c’est un moyen simple de se recentrer sur son cœur de métier en se reposant sur l’expertise d’un prestataire spécialisé. Comment externaliser la gestion de votre paie ? Votre expert-comptable vous répond.

Pourquoi externaliser la gestion de la paie ? 

La gestion de la paie dans les TPE-PME nécessite du temps, des moyens et des compétences. Externaliser le traitement des bulletins de salaire et des déclarations sociales auprès d’un prestataire spécialisé constitue un véritable enjeu stratégique pour le chef d’entreprise. 

Externaliser la gestion de la paie : de quoi parle-t-on ?

L’externalisation de la gestion de la paie consiste à déléguer le traitement des bulletins de salaire et des déclarations sociales de votre entreprise à un prestataire de services externe. Il peut s’agir notamment de votre cabinet d’expert-comptable, d’un gestionnaire de paie indépendant ou d’une société spécialisée dans la gestion de la paie et des ressources humaines.

L’externalisation de la gestion de la paie permet de déléguer à un prestataire externe les tâches suivantes :

  • collecte des données pour l’édition des bulletins de paie de l’entreprise. Ces données concernent l’activité des salariés (absences, planning) ;
  • calcul du salaire, des cotisations et des contributions rattachés au salaire ;
  • gestion du prélèvement à la source (PAS) ;
  • gestion des déclarations sociales : Déclaration Unique d’Embauche (DUE) et Déclaration Sociale Nominative (DSN), l’attestation de salaire transmise à la CPAM ou l’attestation employeur – Pôle emploi) ;
  • émission des bulletins de salaire ;
  • intégration des écritures de paie dans la comptabilité.

Externalisation de la gestion de la paie : les avantages

La gestion de la paie est une tâche complexe et chronophage. Un traitement délégué de cette fonction offre les avantages suivants :

  • accroître les performances de votre entreprise tout en vous recentrant sur votre cœur de métier ;
  • maîtriser les coûts en mandatant un prestataire externe sans recourir aux services d’un gestionnaire de paie interne ;
  • gagner en flexibilité et en réactivité ;
  • déléguer à un expert la veille sociale pour une conformité légale sans défaut de la gestion de la paie ;
  • écarter toute erreur lors de l’élaboration des bulletins de salaire ;
  • éviter d’éventuelles sanctions lors d’un contrôle URSSAF ;
  • faciliter la prise de décision de l’employeur.

Vous souhaitez externaliser la gestion de la paie pour votre entreprise ? Notre cabinet propose une offre complète en gestion sociale !

Les questions à se poser avant d’externaliser la gestion de la paie 

La mise en place du processus d’externalisation de la gestion de la paie passe par l’examen de quelques points essentiels. En premier lieu, l’employeur doit définir les besoins de son entreprise :

  • Faut-il opter pour une externalisation partielle ou totale de la gestion de la paie ?
  • En cas de solution partielle, quelle sera la répartition des tâches entre le prestataire externe et le gestionnaire interne ?

Par ailleurs, il faudra identifier les ressources qui conduiront en interne la gestion du projet. 

Externaliser la gestion de la paie : ce que propose votre cabinet d’expertise-comptable

Votre expert-comptable est à même de remplir toutes les tâches liées à la gestion des ressources humaines. Selon que votre choix porte sur une externalisation totale ou partielle, son intervention peut porter sur la gestion de la paie et des déclarations sociales ainsi que sur le suivi de la vie sociale des salariés. Il peut également vous proposer son appui dans les domaines de l’audit et du bilan social et mettre à votre disposition de nombreux outils en gestion sociale.

Gestion de la paie : l’externalisation totale avec votre expert-comptable 

Avec votre cabinet d’expertise comptable, vous pouvez opter pour l’externalisation totale de la gestion de la paie de votre entreprise. Vous bénéficiez alors des services d’un expert dédié pour :

  • l’établissement de la paie en conformité avec les dispositions légales et conventionnelles en vigueur ;
  • le traitement de la DSN (Déclaration Sociale Nominative) ;
  • la gestion administrative du personnel (DPAE, adhésion aux caisses, attestation de salaires, documents de sortie).

Externalisation partielle de la paie : une gestion collaborative avec l’expert-comptable

En collaboration avec l’expert-comptable, vous pouvez faire le choix d’une externalisation partielle de la gestion de la paie. Dans cette configuration, c’est vous qui renseignez certaines informations sur la plateforme (ou logiciel) de paie. Ces données sont validées lors du contrôle de paie effectué par un gestionnaire dédié. Cette solution partielle comprend les services suivants :

  • finalisation du calcul de la paie en conformité avec les dispositions légales et conventionnelles en vigueur ;
  • traitement de la DSN (Déclaration Sociale Nominative) ;
  • gestion administrative des salariés (DPAE, adhésion aux caisses, attestation de salaires, documents de sortie).

Externalisation de la paie : les prestations complémentaires proposées par votre expert-comptable

Au-delà du traitement de la paie, votre expert-comptable peut vous proposer un certain nombre de services complémentaires lié à la gestion des ressources humaines de votre entreprise. Ces services concernent entre autres les items suivants :

  • la gestion des repos et des absences comprenant l’accès à la plateforme de paie par les collaborateurs ;
  • l’analyse de l’activité de votre entreprise incluant notamment l’audit de reprise de dossier et le bilan social annuel ;
  • le conseil en RH intégrant la gestion des contrats de travail et des procédures de rupture ainsi que la gestion de l’Intéressement et des plans d’épargne ;
  • l’accompagnement à la dématérialisation avec mise à disposition d’un coffre-fort pour les bulletins de salaire ;
  • la gestion des taxes parafiscales telles que la taxe d’apprentissage, la contribution unique à formation professionnelle, la participation à l’effort de construction, etc.

Déclaration d’embauche, rédaction de contrats de travail, bulletins de paie, déclarations sociales : vous souhaitez externaliser la gestion de votre paie ? Depuis plus de 20 ans, notre cabinet comptable en ligne Ex&Co se tient aux côtés des TPE-PME et des professions libérales pour le pilotage de leur activité. Contactez nos collaborateurs et bénéficiez d’un accompagnement personnalisé pour la gestion sociale, fiscale, comptable et juridique de votre entreprise.

Laurent COHEN
Expert-comptable associé

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