Deux catégories de frais de déplacement et de transport peuvent être déduites du résultat fiscal de votre entreprise. Toutefois la déduction des frais de déplacement est soumise à certaines conditions. Sont donc concernés :
- les frais de déplacement (y compris ceux de voyage) effectués pour l’entreprise par les personnes salariées (associés, gérant, administrateur, salarié) ou par l’exploitant d’une entreprise individuelle ;
- les frais de transport du personnel.
Dans cet article, nous allons voir quels sont les frais déductibles, sous quelles conditions et de quelle manière.
Quels sont les frais de déplacement déductibles ?
Six catégories de frais sont prises en compte pour la déduction fiscale :
- Les frais de déplacement professionnel ;
- Les frais de déplacement entre le domicile et le travail : ils ne doivent pas être supérieurs à 40 kilomètres et doivent être prouvés par un justificatif. Pour une distance supérieure à 40 kilomètres, l’éloignement doit également être justifié par une raison particulière ;
- Les frais de véhicules (voitures ou deux-roues) acquis et utilisés par l’entreprise dans le cadre de son exercice. Il s’agit des dépenses liées à l’entretien, à l’assurance et aux réparations. Ces dépenses sont déductibles de façon partielle ou totale, selon qu’elles remplissent certaines des conditions générales de déduction des charges (se reporter plus bas dans « Conditions à remplir pour déduire les frais de déplacement ») ;
- Les frais de véhicules personnels (voiture ou deux-roues) utilisés par les salariés dans le cadre de l’exercice de leur fonction. Il s’agit des dépenses liées au carburant, à l’entretien et à l’assurance, sur présentation de justificatifs par le salarié ;
- Les frais d’avion, si ces derniers sont liés à l’exploitation de l’entreprise et sont justifiés comme nécessaires ;
- Les frais de voyages de stimulation : ces déplacements servent à récompenser les salariés pour leur implication et leurs performances dans l’entreprise. Ils contribuent également à développer le réseau clients autour de l’entreprise.
Conditions à remplir pour déduire les frais de déplacement
Six conditions sont à remplir pour que les frais de déplacement soient déductibles du résultat fiscal de l’entreprise :
- Ils doivent être exécutés, par le salarié ou tout autre membre, dans l’intérêt direct de l’exploitation de l’entreprise ;
- Ils doivent répondre à l’objet social de l’entreprise. Sont donc exclues toutes les dépenses d’ordre personnel ;
- Ils doivent répondre à une gestion normale de l’entreprise, c’est-à-dire qu’ils doivent être compatibles avec les dépenses engagées. Tous les frais jugés excessifs ne seront pas pris en compte, ainsi que ceux jugés ou présumés fictifs ;
- Ils doivent correspondre aux frais engagés durant l’exercice auquel ils se rapportent ;
- Ils doivent avoir été réglés par le salarié ou tout autre membre de l’entreprise ;
- Ils doivent être justifiés par des factures (ou des quittances).
Les dirigeants et les cadres des entreprises bénéficient d’allocations forfaitaires de déplacement. Celles-ci sont donc déclarées comme charges de l’entreprise et ne peuvent être cumulées à d’autres frais de même nature.
Comment sont déduits les frais de déplacement ?
Il est important de noter que les frais de déplacement sont déduits de leur montant réel. Selon le régime d’imposition de votre entreprise, vous aurez un formulaire spécifique à remplir pour déduire vos frais de déplacement.
Les frais de déplacement des BNC
Dans le cas d’une entreprise individuelle imposée sous le régime des BNC (Bénéfices Non Commerciaux), vous devrez remplir les imprimés n°2035 A et n°2035 B disponibles sur le site du gouvernement.
Les frais de déplacement des BIC ou entreprise individuelle
Dans le cas d’une entreprise individuelle ou d’une société imposée sous le régime des BIC (Bénéfices Industriels et Commerciaux), vous devrez remplir l’imprimé n°2058 A disponible sur le site du gouvernement. Ces formulaires permettent aux entreprises une déclaration simplifiée des frais de déplacement déductibles.
Les frais de déplacement liés à l’utilisation d’un véhicule personnel
Lorsqu’un véhicule personnel est utilisé par un membre de l’entreprise à des fins professionnelles, les frais de carburant peuvent être déduits du résultat fiscal de cette entreprise. Le calcul de la part déductible se fait en se basant sur le kilométrage total auquel on déduit la part utilisée à titre professionnel. Dans le cas d’une double utilisation (personnelle et professionnelle) d’un véhicule par un membre de l’entreprise, des justificatifs doivent être fournis concernant les frais de carburant liés à l’utilisation professionnelle.
Pour les entreprises individuelles ou les SCM (Sociétés Civiles de Moyens) qui sont concernées par le régime simplifié, le calcul des frais kilométriques se fait à l’aide du barème fiscal des frais de carburant. Ce barème, mis à jour chaque année, fournit le prix de revient kilométrique du carburant pour tous les véhicules motorisés (voitures et deux-roues) en tenant compte de leur puissance fiscale.
Barèmes des frais de carburant pour 2022 des véhicules de tourisme applicable pour la déclaration de revenus 2023
| Puissance fiscale | Gazole | Super sans plomb | GPL |
| 3 à 4 CV | 0,102 €/km | 0,118 €/km | 0,063 €/km |
| 5 à 7 CV | 0,126 €/km | 0,145 €/km | 0,078 €/km |
| 8 et 9 CV | 0,150 €/km | 0,173 €/km | 0,093 €/km |
| 10 et 11 CV | 0,169 €/km | 0,195 €/km | 0,104 €/km |
| 12 CV et plus | 0,188 €/km | 0,217 €/km | 0,116 €/km |
Barèmes des frais de carburant pour 2022 des deux-roues motorisés (vélomoteurs, scooters et motocyclettes applicable pour la déclaration de revenus 2023)
| Puissance fiscale des véhicules deux-roues motorisés | Frais de carburant |
| Inférieure à 50 CC | 0,038 €/km |
| De 50 CC à 125 CC | 0,078 €/km |
| 3, 4 et 5 CV | 0,098 €/km |
| Au-delà de 5 CV | 0,136 €/km |
Ainsi, il suffit de multiplier prix de revient kilométrique du carburant du véhicule concerné par le nombre de kilomètres parcourus sur une année pour obtenir le montant annuel déductible fiscalement.
Attention, dans le cas des véhicules réservés uniquement à un usage professionnel pour les missions de l’entreprise, le dispositif de déduction fiscale simplifiée n’est pas applicable. Il y a dans ce cas d’autres dispositions bien spécifiques. Sont concernés par ces différents dispositifs, les flottes de véhicules de livraison tels que les utilitaires ou les scooters, les camionnettes, les tracteurs et les taxis.
Vous avez besoin de conseils pour optimiser au mieux vos déductions de frais de déplacement ? Faites appel à nos experts !
Laurent COHEN
Expert-comptable associé
