La loi oblige chaque entreprise à conserver tout document émis ou reçu dans l’exercice de son activité pendant une durée minimale. Le délai de conservation varie selon la nature des pièces. Il permet à l’administration de mener des contrôles.
Dans cet article, nous allons faire le point sur la durée de conservation des documents civils et commerciaux, fiscaux, sociaux, les pièces comptables et les documents liés à la gestion du personnel d’une entreprise.
Pourquoi une entreprise doit-elle conserver les documents ?
Une entreprise a pour obligation de conserver les documents essentiels à son activité, même après sa fermeture. En effet, les documents d’entreprise servent de preuves dans plusieurs situations :
- vérification ou contrôle de l’administration (Inspection du travail, service des impôts, URSSAF…) ;
- litige avec un client et/ou un fournisseur.
Ils permettent également :
- de prouver l’existence éventuelle d’un droit ou d’une obligation ;
- de conserver l’historique et les données clés de l’activité de l’entreprise, que ce soit à titre d’archivage ou de protection en cas de contentieux.
Le délai de conservation des documents civils et commerciaux
Les polices d’assurance (à partir de la date de résiliation du contrat) et les documents de garantie pour les biens ou services fournis au consommateur, doivent être conservés deux ans.
Les déclarations de douane doivent être conservées trois ans.
D’autres documents ont une durée de conservation de cinq ans :
- les contrats et conventions conclus dans le cadre d’une relation commerciale ;
- les pièces bancaires comme les talons de chèque ou les relevés bancaires par exemple ;
- les documents de transport de marchandises ;
- les documents relatifs à la propriété intellectuelle comme les dépôts de brevets, de marques, les dessins ou les modèles par exemple.
Les contrats conclus par voie électronique, d’un montant minimum de 120 €, doivent être conservés pendant 10 ans à partir de la livraison ou du début de la prestation.
Les contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers ont une durée de conservation de 30 ans.
Le délai de conservation des documents fiscaux
L’ensemble des pièces, livres et registres sur lesquels peuvent s’exercer des droits d’enquête, de communication et de contrôle de l’administration, doivent être conservés six ans. Voici la liste des impôts concernés :
- les déclarations d’IR (Impôt sur les revenus) et d’IS (Impôt sur les sociétés) ;
- les déclarations d’IS pour les entreprises individuelles et les sociétés à responsabilité limitée ;
- les BIC (Bénéfices industriels et commerciaux), les BNC (Bénéfices non commerciaux) et les BA (bénéfices agricoles) en régime réel ;
- les impôts locaux, comme les taxes foncières par exemple ;
- les CFE (Cotisation foncière des entreprises) et les CVAE (Cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises) ;
- la TVA (Taxe sur la valeur ajoutée), les autres taxes assimilées, les taxes sur les conventions d’assurance, les impôts sur les spectacles, etc.
Le délai de conservation de 6 ans commence à partir de la date à laquelle les documents sont établis ou de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres.
Dans le cas d’activités occultes, comme le travail dissimulé, l’absence de déclaration ou la fraude fiscale, les délais de conservation sont de 10 ans.
Le délai de conservation des documents sociaux
La conservation des feuilles de présence et de pouvoirs, les rapports du gérant ou du conseil d’administration et les rapports des commissaires aux comptes, concerne les trois derniers exercices comptables.
D’autres documents doivent être conservés durant cinq ans :
- les statuts d’une société ou d’un GIE (Groupement d’intérêt économique), à partir de la radiation au RCS (Registre du commerce et des sociétés) ou de la perte de personnalité morale ;
- le traité de fusion et tous les autres actes liés au fonctionnement de la société, ainsi que tous les documents de la société absorbée ;
- les différents registres (de mouvements des titres, de procès-verbaux d’assemblée et conseils d’administration et de titres nominatifs) ;
- les ordres de mouvements.
Tous les documents relatifs au compte annuel, comme le bilan, l’annexe ou le compte de résultat, ont une durée de conservation de 10 ans.
Le délai de conservation des pièces comptables
Les pièces comptables doivent être conservées 10 ans à partir de la clôture de l’exercice :
- les livres et registres comptables, comme le livre journal, le livre d’inventaire et le grand livre ;
- les pièces justificatives, comme les factures clients et fournisseurs, les bons de commande, de livraison ou de réception, etc.
Si ces documents sont sur support informatique, leur durée de conservation est de six ans à compter de la date de la dernière opération.
Les documents liés à la gestion du personnel
Ceux concernant la comptabilisation des horaires de travail et d’astreinte des salariés, ainsi que leur compensation, doivent être conservés un an.
Les documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires, ainsi que la comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait, ont une durée de conservation de trois ans.
D’autres pièces doivent être conservées cinq ans :
- tous les documents concernant les contrats de travail, les salaires, les indemnités, les primes, les soldes de tout compte et les régimes retraite ;
- les bulletins de paie (papier ou électronique) ;
- les registres uniques du personnel (à partir du départ du salarié) ;
- les observations ou les mises en demeure de l’inspection du travail ;
- la vérification et le contrôle du CSE (Comité social et économique) ;
- les déclarations d’accident du travail auprès de la CPAM (Caisse primaire d’assurance maladie).
Attention, en ce qui concerne les bulletins de paie numériques de ses salariés, l’employeur doit garantir leur disponibilité pendant au moins 50 ans ou jusqu’à l’âge du départ à la retraite de l’employé + 6 ans.
Si vous avez besoin de conseils pour préparer ou gérer votre archivage tout en respectant les obligations en vigueur, contactez nos experts !
Laurent COHEN
Expert-comptable associé
